Kerstborrel organiseren? Alles wat je moet weten voor een geslaagde zakelijke kerstborrel
De kerstborrel is voor veel organisaties het moment om samen terug te kijken op het afgelopen jaar. Het is een gelegenheid om medewerkers te bedanken, successen te vieren en het jaar in een ontspannen sfeer af te sluiten. Of je nu kiest voor een informele borrel op kantoor of een volledig verzorgd evenement op een bijzondere locatie: een goed georganiseerde kerstborrel zorgt voor verbinding en een positieve afsluiting van het jaar.
Maar waar begin je? Wanneer plan je de kerstborrel? Wat zijn de kosten? En is het slimmer om alles zelf te organiseren of uit te besteden?
In deze blog beantwoorden we de meest gestelde vragen en geven we praktische tips voor het organiseren van een zakelijke kerstborrel waar collega’s nog lang over napraten.
Wanneer moet je een kerstborrel organiseren?
Een veelgestelde vraag is wanneer je het beste een kerstborrel kunt organiseren. De meeste bedrijven plannen hun kerstborrel in de eerste drie weken van december. In deze periode is de kerstsfeer al volop aanwezig, terwijl medewerkers nog niet massaal met vakantie zijn.
Organiseer je een grotere kerstborrel of wil je een populaire locatie boeken? Dan is het verstandig om al in het voorjaar of uiterlijk vóór de zomer te starten met de voorbereidingen. Goede locaties, artiesten en cateraars zijn in december vaak al maanden van tevoren volgeboekt.
Wat kost een kerstborrel per persoon?
De kosten van een kerstborrel hangen sterk af van de gekozen locatie, catering, entertainment en aankleding. Gemiddeld kun je rekening houden met de volgende richtprijzen:
- Eenvoudige kerstborrel op kantoor: € 30 tot € 60 per persoon.
- Luxe kerstborrel op een externe locatie: € 75 tot € 150 per persoon.
- Exclusieve kerstbeleving met diner en entertainment: € 150 tot € 300+ per persoon.
Naast eten en drinken spelen techniek, decoratie, meubilair, entertainment en eventuele vervoer- of overnachtingskosten een belangrijke rol in het totale budget.
Kerstborrel op kantoor of op een externe locatie?
Beide opties hebben hun voordelen.
Een kerstborrel op kantoor is laagdrempelig, efficiënt en vaak voordeliger. Door de ruimte sfeervol aan te kleden met verlichting, kerstdecoratie en comfortabele loungehoeken ontstaat verrassend snel een warme uitstraling.
Een externe locatie biedt juist een compleet andere beleving. Denk aan een historische locatie, een winterse evenementenlocatie, een sfeervol restaurant of een industriële hal die volledig wordt omgetoverd tot kerstdecor.
De juiste keuze hangt af van jullie doelstelling, budget en het aantal gasten.
Welke thema’s werken voor een zakelijke kerstborrel?
Een thema zorgt voor herkenning, sfeer en een complete beleving. Bovendien maakt het de keuze voor decoratie, entertainment en catering een stuk eenvoudiger.
Populaire thema’s zijn onder andere:
- Winter Wonderland
- Après-ski
- Black & Gold Gala
- Christmas Market
- Casino Royale
- Scandinavian Christmas
- Après-work Winter Festival
Door het thema door te voeren in uitnodigingen, aankleding, muziek en entertainment ontstaat één samenhangend geheel.
Welke catering tilt je kerstborrel naar een hoger niveau?
Goed eten en drinken zijn onmisbaar tijdens een geslaagde kerstborrel. Tegenwoordig draait catering echter om veel meer dan een traditioneel buffet. Juist de manier waarop gerechten worden gepresenteerd, draagt bij aan de sfeer en beleving van het evenement.
Steeds meer organisaties kiezen daarom voor een culinair concept dat past bij het thema van de kerstborrel. Denk aan live cooking, winterse foodstations, een walking dinner of een sfeervolle indoor kerstmarkt met verschillende foodstands. Ook een cocktailbar, glühweinbar of warme chocolademelkbar zorgt voor een feestelijke en gezellige uitstraling.
Houd daarnaast rekening met verschillende dieetwensen en voorkeuren. Door ook vegetarische, veganistische en allergievriendelijke opties aan te bieden, zorg je ervoor dat iedere gast kan genieten van de culinaire invulling.
De juiste catering brengt collega’s samen, stimuleert gesprekken en maakt de kerstborrel tot een complete beleving. Wanneer het eten, drinken en de presentatie aansluiten bij de locatie en het gekozen thema, creëer je een evenement waar medewerkers met plezier op terugkijken.
Hoe betrek je thuiswerkers bij de kerstborrel?
Hybride werken is voor veel organisaties de norm geworden. Juist daarom is de kerstborrel hét moment om collega’s weer samen te brengen.
Lukt fysieke aanwezigheid niet voor iedereen? Dan kun je medewerkers thuis actief betrekken met een kerstpakket, online quiz, livestream of een gezamenlijk online proostmoment voorafgaand aan de fysieke bijeenkomst.
Zo voelt iedereen zich onderdeel van het eindejaarsevenement.
Geschikt voor: Organisaties met meerdere vestigingen of hybride teams.
Waarom werkt dit? Ook collega’s die niet fysiek aanwezig zijn voelen zich betrokken bij het bedrijf.
Valt een kerstborrel onder de werkkostenregeling (WKR)?
Ja, een kerstborrel kan onder de werkkostenregeling (WKR) vallen. Welke fiscale regels precies gelden, hangt onder andere af van de locatie van de kerstborrel.
Wordt de kerstborrel op de eigen werkplek georganiseerd, dan gelden vaak andere fiscale regels dan wanneer je kiest voor een externe locatie. Ook de aanwezigheid van partners of relaties kan invloed hebben op de fiscale behandeling.
Omdat de regelgeving regelmatig wijzigt, is het verstandig om vooraf af te stemmen met jullie accountant of financieel adviseur.
Kun je een kerstborrel beter zelf organiseren of uitbesteden?
Een kleine kerstborrel op kantoor kun je vaak prima zelf organiseren.
Wil je echter een compleet verzorgd evenement met locatie, techniek, entertainment, catering, aankleding en logistiek? Dan bespaart uitbesteden veel tijd én voorkomt het verrassingen.
Een evenementenbureau denkt mee over het concept, bewaakt het budget, coördineert leveranciers en zorgt ervoor dat jullie medewerkers zelf kunnen genieten van de avond.
Bij Uniq Event geloven we dat een kerstborrel meer is dan een afsluiting van het jaar. Het is een moment waarop collega’s samen herinneringen maken en met nieuwe energie het volgende jaar ingaan.
Veelgestelde vragen over de kerstborrel
Hoe lang van tevoren moet je een kerstborrel boeken?
Voor populaire locaties adviseren we om zes tot negen maanden vooraf te reserveren. Zeker in december zijn veel locaties snel volgeboekt.
Wat is de beste datum voor een kerstborrel?
De eerste drie weken van december zijn doorgaans het populairst. Vermijd bij voorkeur de laatste werkdagen voor Kerstmis, omdat veel medewerkers dan al vakantie hebben.
Wat kost een kerstborrel gemiddeld per persoon?
Gemiddeld ligt het budget tussen de € 50 en € 150 per persoon, afhankelijk van locatie, catering en entertainment.
Kun je een kerstborrel beter doordeweeks of in het weekend houden?
Een doordeweekse middag of avond sluit vaak het beste aan op de werkweek en zorgt doorgaans voor een hogere opkomst.
Valt een kerstborrel onder de WKR?
Ja, maar de fiscale behandeling hangt af van onder andere de locatie en de invulling van het evenement. Laat je hierover adviseren door een financieel specialist.
Mogen partners mee naar de kerstborrel?
Dat hangt af van de doelstelling van het evenement. Veel organisaties kiezen ervoor om bij bijzondere jubilea of grotere kerstfeesten ook partners uit te nodigen.
Houd je de kerstborrel onder of na werktijd?
Beide opties zijn mogelijk. Een borrel direct na werktijd sluit vaak goed aan op de agenda van medewerkers.
Hoe zorg je voor een hoge opkomst bij de kerstborrel?
Communiceer de datum ruim van tevoren, maak het programma aantrekkelijk en zorg voor een concept dat aansluit bij de wensen van jullie medewerkers.
Kun je nog last-minute een kerstborrel regelen in december?
Dat kan, maar de keuze in locaties en leveranciers is vaak beperkt. Hoe eerder je start, hoe meer mogelijkheden je hebt.
Regelt Uniq Event de hele kerstborrel?
Ja. Van conceptontwikkeling en locatieadvies tot catering, techniek, entertainment, styling en volledige projectbegeleiding. Wij verzorgen de complete organisatie van zakelijke kerstborrels, zodat jullie onbezorgd kunnen genieten.
Conclusie
Een succesvolle kerstborrel begint met een goed idee, een duidelijke planning en een concept dat past bij jullie organisatie. Of je nu kiest voor een sfeervolle borrel op kantoor, een winterfestival op een bijzondere locatie of een volledig verzorgd eindejaarsevenement: het belangrijkste is dat medewerkers zich gewaardeerd voelen en samen het jaar op een feestelijke manier kunnen afsluiten.
Door op tijd te starten met de organisatie, bewuste keuzes te maken voor locatie, catering en entertainment en de beleving centraal te zetten, creëer je een kerstborrel waar collega’s nog lang met plezier op terugkijken.
Kun je wel wat hulp gebruiken bij de organisatie? Bij Uniq Event denken we graag met je mee. Van een creatief concept en de juiste locatie tot de volledige coördinatie op de dag zelf: wij zorgen voor een kerstborrel die perfect aansluit bij jullie wensen, bedrijfscultuur en budget. Zo kunnen jullie onbezorgd genieten van een feestelijke afsluiting van het jaar.
