Wat kost een kerstfeest voor je personeel?

Een kerstfeest voor personeel kost als eerste indicatie vaak tussen de €50 en €150 per gast. Het uiteindelijke bedrag hangt sterk af van jullie wensen, het aantal gasten en de keuzes die je maakt voor bijvoorbeeld locatie, catering, techniek, entertainment en aankleding.

Een informele kerstborrel met hapjes vraagt nu eenmaal om een ander budget dan een uitgebreid kerstdiner of compleet kerstfeest met entertainment, decoratie en een avondvullend programma.

Wil je een realistisch budget bepalen? Begin dan niet direct met een lijst van alles wat je wilt regelen, maar met het beschikbare bedrag per gast. Vervolgens kun je bepalen waar voor jullie de nadruk moet liggen: goed eten en drinken, een bijzonder programma of juist de sfeer en uitstraling.

In deze blog zetten we de belangrijkste kosten van een kerstfeest voor personeel op een rij en laten we zien welke keuzes het meeste invloed hebben op het uiteindelijke budget.

Wat bepaalt de prijs van een kerstfeest?

De kosten van een kerstfeest worden niet door één onderdeel bepaald. Het is de optelsom van verschillende keuzes. Denk aan de locatie, het aantal gasten, de duur van het feest, catering, dranken, techniek, entertainment en aankleding.

Vooral het aantal gasten speelt een belangrijke rol. Sommige kosten stijgen vrijwel één op één mee met het aantal deelnemers, zoals eten en drinken. Andere kosten zijn grotendeels vast. Een dj, lichtset of fotograaf kost bijvoorbeeld niet automatisch twee keer zoveel wanneer er twee keer zoveel gasten komen.

Daardoor kunnen de kosten per persoon bij een kleiner kerstfeest relatief hoger uitvallen dan bij een groter evenement.

Ook de gewenste uitstraling maakt veel verschil. Een gezellige kerstborrel op kantoor kan relatief eenvoudig worden ingericht, terwijl een compleet gethematiseerd kerstfeest op een externe evenementenlocatie veel meer productie vraagt.

Het helpt daarom om vooraf drie vragen te beantwoorden:

Kostenpost: locatie en zaalhuur

Bij een kerstfeest op een externe locatie is de zaalhuur vaak een van de eerste grotere kostenposten.

De prijs hangt onder andere af van het type locatie, de regio, capaciteit, dag van de week en wat er al bij de huurprijs inbegrepen is. Sommige locaties werken met een vaste zaalhuur, terwijl andere locaties de ruimte voordeliger of zonder afzonderlijke huur aanbieden wanneer je een bepaald bedrag aan catering afneemt.

Kijk daarom nooit alleen naar de kale huurprijs.

Een locatie die op papier goedkoop lijkt, kan uiteindelijk duurder uitvallen wanneer je zelf nog techniek, meubilair, personeel, garderobe en aankleding moet regelen. Andersom kan een hogere zaalhuur juist aantrekkelijk zijn wanneer veel faciliteiten al aanwezig zijn.

Let ook op de tijden waarvoor je de locatie huurt. Voor een feest van vier uur heb je de ruimte vaak veel langer nodig vanwege opbouw, technische voorbereiding en afbouw.

Kostenpost: catering en dranken

Eten en drinken vormen bij veel kerstfeesten een groot deel van het budget. Deze kosten bewegen bovendien sterk mee met het aantal gasten.

Een kerstborrel met hapjes is vanzelfsprekend voordeliger dan een volledig uitgeserveerd driegangendiner. Daartussen zitten allerlei mogelijkheden: foodstations, walking dinner, buffet, shared dining, winterse streetfoodconcepten of een combinatie van borrel en diner.

Ook bij de dranken zijn verschillende afspraken mogelijk. Denk aan nacalculatie, een vast bedrag per persoon of een drankarrangement voor een bepaald aantal uren.

Bepaal vooraf wat bij het gezelschap en programma past. Een uitgebreid diner is niet automatisch de beste keuze omdat het duurder is. Voor een informeel eindejaarsfeest kan een goed foodconcept met verschillende kleine gerechten juist veel beter werken.

Willen jullie van het eten echt het centrale onderdeel van de avond maken? Lees dan verder over een kerstdiner organiseren.

Kostenpost: techniek, licht en geluid

Techniek is een kostenpost die bij de eerste begroting regelmatig wordt onderschat.

Voor een kleine borrel is de aanwezige geluidsinstallatie van een locatie misschien voldoende. Zodra er speeches, een dj, live entertainment, presentaties of een groter aantal gasten bij komen, is vaak aanvullende techniek nodig.

Denk aan:

Goede techniek hoeft voor gasten niet nadrukkelijk zichtbaar te zijn. Het verschil merk je vooral wanneer het niet goed geregeld is. Een speech die slecht verstaanbaar is of een feestzaal die te fel verlicht blijft, heeft direct invloed op de sfeer.

Vraag daarom bij een externe locatie altijd welke techniek standaard aanwezig is en wat aanvullend moet worden ingehuurd.

Kostenpost: entertainment en muziek

Entertainment kan variëren van een achtergrond-dj tot een complete liveband, artiest, interactieve act of entertainmentconcept.

Daarmee is dit ook een kostenpost waar de bandbreedte groot is.

Bepaal eerst welke rol entertainment tijdens jullie kerstfeest moet hebben. Moet muziek vooral voor sfeer zorgen tijdens de borrel? Willen jullie na het diner een dansfeest? Of moet entertainment juist een belangrijk programmaonderdeel zijn?

Je hoeft niet automatisch voor de grootste act te kiezen. Eén goed gekozen onderdeel dat past bij het gezelschap heeft vaak meer effect dan meerdere losse acts zonder duidelijke samenhang.

Houd bij entertainment bovendien rekening met bijkomende kosten. Een artiest of band kan aanvullende eisen hebben voor techniek, podium, kleedruimte, catering of vervoer. Kijk daarom naar de totale productiekosten en niet alleen naar de gage.

Kostenpost: aankleding en styling

Kerst leent zich bij uitstek voor sfeer. Lichtjes, groen, warme kleuren, kerstbomen en decoratieve elementen kunnen een gewone ruimte relatief snel veranderen.

Maar ook hier kun je het zo uitgebreid maken als je wilt.

Een locatie die van zichzelf al veel sfeer heeft, vraagt minder aankleding dan een lege bedrijfshal of grote kantoorruimte. Bij de locatiekeuze is het daarom slim om niet alleen naar de huurprijs te kijken, maar ook naar wat er nodig is om de ruimte de gewenste uitstraling te geven.

Styling kan bestaan uit kerstbomen, verlichting, tafeldecoratie, bloemwerk, meubilair, signing, decorstukken en bijvoorbeeld een fotowand.

Kies liever een aantal plekken waar de aankleding echt effect heeft dan dat je het beschikbare budget dun over de hele locatie verspreidt. De entree, bar, het podium en plekken waar gasten samenkomen zijn vaak logische aandachtspunten.

Borrel, diner of compleet feest: het prijsverschil

De vorm van het kerstfeest heeft veel invloed op de kosten.

Een kerstborrel is meestal de voordeligste variant. De duur is vaak korter, het cateringconcept eenvoudiger en er is minder programma nodig.

Bij een kerstdiner verschuift een groter deel van het budget naar catering, personeel, tafelaankleding en eventueel meubilair. Zeker bij een uitgeserveerd diner neemt de personeelsinzet toe.

Een compleet kerstfeest combineert vaak verschillende onderdelen: ontvangst, eten, drinken, entertainment, muziek en een feestavond. Daardoor zijn er meer leveranciers en productiekosten.

Welke vorm het beste past, wordt dus niet alleen door het budget bepaald. Denk vooral na over het doel. Willen jullie medewerkers bedanken, uitgebreid samen eten, het jaar afsluiten of vooral samen feestvieren?

Misschien past kerst daarbij niet eens als centraal thema en willen jullie het breder trekken. Bekijk dan ook onze ideeën voor een eindejaarsfeest organiseren of onze mogelijkheden voor een personeelsfeest.

Op eigen locatie: wat bespaar je echt?

Een kerstfeest op kantoor, in een bedrijfshal of op een andere eigen locatie lijkt in eerste instantie goedkoper. Je betaalt immers geen externe zaalhuur.

Toch betekent geen zaalhuur niet automatisch dat het hele feest goedkoper wordt.

Een eigen locatie moet geschikt worden gemaakt voor het evenement. Misschien zijn extra verlichting, geluid, stroomvoorzieningen, meubilair, garderobe, toiletten of decoratie nodig. Ook catering moet vaak volledig worden opgebouwd en na afloop moet alles weer worden opgeruimd.

Daar staan natuurlijk voordelen tegenover. Je hebt veel vrijheid, medewerkers kennen de locatie en je kunt een plek die normaal als werkruimte wordt gebruikt volledig transformeren.

Maak daarom altijd twee complete begrotingen wanneer je twijfelt tussen kantoor en een externe locatie. Vergelijk niet alleen de zaalhuur, maar de totale kosten van beide opties.

Bij het bepalen van het budget voor een personeelsfeest is ook de werkkostenregeling (WKR) relevant.

Binnen de WKR kunnen werkgevers een deel van de fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. De hoogte van deze vrije ruimte wordt jaarlijks vastgesteld. Wanneer je boven de beschikbare vrije ruimte uitkomt, kan over het meerdere een eindheffing verschuldigd zijn.

Voor een kerstfeest is daarnaast belangrijk waar het feest plaatsvindt.

Een personeelsfeest op de werkplek kan fiscaal anders worden behandeld dan een feest op een externe locatie. Voor bepaalde voorzieningen en consumpties op de werkplek gelden bijvoorbeeld nihilwaarderingen of normbedragen. Bij een feest op een externe locatie kunnen de werkelijke kosten juist relevant zijn voor de waardering.

De precieze fiscale gevolgen hangen af van jullie situatie en van de invulling van het evenement. Controleer daarom altijd de actuele regels bij de Belastingdienst over de werkkostenregeling en bespreek bij twijfel de begroting met jullie boekhouder of salarisadministrateur.

Een lager budget hoeft niet automatisch te betekenen dat het kerstfeest minder goed wordt. Vaak gaat het vooral om keuzes maken.

Begin met bepalen welke onderdelen voor jullie het belangrijkst zijn.

Is goed eten het uitgangspunt? Investeer daar dan in en houd het entertainment eenvoudiger. Willen jullie vooral een feestelijke avond? Kies dan misschien voor een toegankelijker cateringconcept en besteed meer budget aan muziek, licht en sfeer.

Ook de locatiekeuze kan veel verschil maken. Een ruimte die al de juiste uitstraling, techniek en inrichting heeft, kan onderaan de streep voordeliger zijn dan een goedkope lege ruimte die volledig moet worden aangekleed.

Andere manieren om het budget slim in te zetten zijn:

Besparen betekent wat ons betreft vooral: geld uitgeven aan de onderdelen die gasten daadwerkelijk ervaren.

Kosten die mensen vergeten

Bij het maken van een eerste begroting worden meestal de grote onderdelen meegenomen: locatie, eten, drinken en entertainment.

Juist de kleinere posten kunnen het budget later alsnog verhogen.

Denk bijvoorbeeld aan transport- en bezorgkosten, parkeerkosten, garderobe, schoonmaak, beveiliging, extra stroom, techniekpersoneel, op- en afbouwuren, meubilair, signing, vergunningen of kosten voor een fotograaf.

Ook btw wordt soms verschillend weergegeven in offertes. Controleer daarom of bedragen inclusief of exclusief btw zijn voordat je verschillende leveranciers met elkaar vergelijkt.

Daarnaast is het verstandig om een kleine post voor onvoorzien op te nemen. Niet omdat er per definitie iets misgaat, maar omdat er tijdens de voorbereiding bijna altijd keuzes of aanvullingen ontstaan die in de eerste begroting nog niet bekend waren.

Een complete begroting voorkomt dat een feest dat vooraf binnen budget leek, vlak voor december ineens aanzienlijk duurder wordt.

Zo houden wij je budget in de hand

Bij Uniq Event beginnen we niet met zoveel mogelijk onderdelen toevoegen aan een kerstfeest. We beginnen bij het doel, het aantal gasten en het beschikbare budget.

Van daaruit kijken we welke keuzes het meeste effect hebben.

We maken inzichtelijk welke kosten vast zijn, welke kosten afhankelijk zijn van het aantal gasten en waar nog ruimte zit om keuzes te maken. Daardoor weet je tijdens de voorbereiding niet alleen wat er geregeld wordt, maar ook wat dat betekent voor de begroting.

Komen er nieuwe wensen bij? Dan kijken we meteen wat het effect daarvan is op het totaalbudget.

Dat is vooral bij een kerstfeest belangrijk. Locatie, catering, techniek, entertainment en aankleding hangen sterk met elkaar samen. Een wijziging in het ene onderdeel kan gevolgen hebben voor het andere.

Zo proberen we verrassingen aan het einde van het traject te voorkomen en zorgen we dat het beschikbare budget terechtkomt bij de onderdelen die voor jullie gasten het meeste verschil maken.

Willen jullie een andere invulling dan een traditioneel kerstfeest? Een kerstmarkt organiseren kan bijvoorbeeld een leuke optie zijn waarbij eten, drinken, activiteiten en sfeer op een heel andere manier samenkomen.

Veelgestelde vragen over de kosten van een kerstfeest

Wat kost jullie kerstfeest?

Geen kerstfeest is hetzelfde. Het aantal gasten, de locatie en jullie wensen bepalen uiteindelijk welke begroting realistisch is.

Wil je weten wat een kerstfeest voor jullie personeel ongeveer gaat kosten? Geef ons het aantal gasten en jullie eerste wensen door. Dan kunnen we samen kijken welke invulling bij jullie budget past.

Vraag een vrijblijvende begroting aan voor jullie kerstfeest.