Een Open Dag organiseren die talent aantrekt
De arbeidsmarkt is krapper dan ooit. Vacatures blijven openstaan en traditionele wervingscampagnes leveren steeds minder op. Hoe zorg je dat potentiële werknemers toch voor jouw bedrijf kiezen?
Het antwoord is simpel maar krachtig: gooi de deuren open! Een Open Dag organiseren is tegenwoordig geen stoffige rondleiding meer, maar een strategisch evenement voor employer branding. Het is de uitgelezen kans om de sfeer, de cultuur en de innovatie van je bedrijf te laten proeven. Maar pas op: een saaie presentatie in de kantine werkt averechts. Je wilt bezoekers onderdompelen in een beleving.
Bij Uniq Event zien we een enorme toename in de vraag naar creatieve open dagen.
Open dag voor werving of relatiemarketing?
Voordat je ook maar één uitnodiging verstuurt, moet je helder hebben waarom je dit doet.
- Organiseer je de open dag puur om nieuwe medewerkers te werven (arbeidsmarktcommunicatie)?
- Of wil je de band met de buurt, familie van medewerkers of potentiële klanten versterken?
Deze keuze bepaalt de hele inrichting van de dag. Voor recruitment wil je focussen op carrièremogelijkheden, opleidingsbudgetten en de vrijdagmiddagborrel. Voor klanten wil je juist je productieproces, kwaliteit en innovaties tonen. Probeer niet alles tegelijk te doen, want dan wordt de boodschap diffuus.
Bij Uniq Event helpen we je om de doelstelling scherp te krijgen. Een helder doel zorgt voor een helder programma. Als je weet wie je wilt bereiken, weet je ook welke toon je moet aanslaan en wat je moet laten zien.
De open dag route: Storytelling door je pand
Een veelgemaakte fout is bezoekers “loslaten” of ze een saaie route langs stilstaande machines laten lopen. Een goede open dag is een verhaal. Creëer een logische looproute die bezoekers meeneemt in de wereld van jouw bedrijf. Begin bij het probleem dat jullie oplossen en eindig bij het resultaat. Gebruik visuele markeringen op de vloer en zorg bij elk ‘station’ voor een duidelijk verhaal. Misschien begint de route wel in het magazijn (de basis) en eindigt hij op het dakterras (de visie). Zorg dat er op verschillende plekken iets te zien of te doen is. Dode momenten zijn funest voor de energie. Wij kunnen helpen met het ontwerpen van een route die niet alleen veilig is, maar die ook de spanningsboog van de bezoeker vasthoudt van begin tot eind.
Medewerkers als trotse ambassadeurs tijdens de open dag
Je kunt de duurste hostesses inhuren, maar niemand verkoopt jouw bedrijf beter dan je eigen mensen. Zij zijn de geloofwaardigheid van je organisatie. Betrek je medewerkers vroegtijdig bij de plannen. Vraag wie het leuk vindt om iets te vertellen over zijn of haar werkplek. Geef ze een herkenbaar shirt en zorg dat ze goed geïnstrueerd zijn. Bezoekers (zeker sollicitanten) prikken direct door ingestudeerde marketingpraatjes heen; ze willen horen hoe de sfeer echt is. Is de werkdruk hoog? Is de baas aardig? Zorg dat er op de route medewerkers staan die oprechte antwoorden geven. Een enthousiaste monteur die met passie over zijn machine praat, is goud waard. Uniq Event zorgt voor de briefing en de faciliteiten, zodat jouw team kan stralen.
De wervingshoek: Direct spijkers met koppen slaan
Als het doel recruitment is, moet je het ijzer smeden als het heet is. Zorg voor een specifieke ‘job corner’ of ‘HR-plein’ aan het einde van de route. Hier kunnen geïnteresseerden direct in gesprek met recruiters. Maak het laagdrempelig: geen sollicitatiebrieven, maar een snelle kennismaking met een kop koffie. Zorg dat er iPads klaarstaan waarop mensen direct hun gegevens kunnen achterlaten of zich kunnen inschrijven voor een meeloopdag. Misschien kun je zelfs ‘speeddates’ organiseren met teamleiders. Hoe makkelijker je het maakt, hoe meer leads je verzamelt. Uniq Event kan deze ruimte zo inrichten dat er voldoende privacy is voor een goed gesprek, maar dat het toch onderdeel blijft van de bruisende sfeer van de dag.
Interactie: Kijken, kijken en doen
Mensen onthouden 10% van wat ze horen, maar 90% van wat ze doen. Maak je open dag interactief! Laat bezoekers niet alleen kijken, maar laat ze ervaren. Kunnen ze zelf een onderdeel monteren? Een stukje code schrijven? Een heftruck besturen in een simulator? Of een VR-bril opzetten om een toekomstig project te zien?
Vooral als je technisch personeel of jongeren (stagiairs) zoekt, is ‘gamification’ essentieel. Maak er een wedstrijdje van: wie zet het snelst een product in elkaar? Dit zorgt voor reuring en plezier. Het maakt de drempel lager om een gesprek aan te knopen. Wij hebben talloze creatieve concepten klaarliggen om jouw werkzaamheden om te zetten in boeiende mini-activiteiten die indruk maken.
Catering tijdens je open dag: Gastvrijheid op nummer één
Een open dag zonder eten en drinken is als een feestje zonder muziek. Het niveau van de catering straalt direct af op je bedrijf. Een slappe bak automatenkoffie in een plastic bekertje zegt: “Wij geven niet om kwaliteit”. Een barista met verse bonen en een foodtruck met verse broodjes zegt: “Wij leggen onze mensen in de watten”.
Pas de catering aan op je doelgroep. Voor families met kinderen zijn ijsjes of poffertjes een hit. Voor zakelijke relaties mag het wat luxer zijn. Denk ook aan duurzaamheid; vermijd plastic en kies voor lokale producten. Dit wordt steeds belangrijker gevonden. Wij regelen de catering tot in de puntjes, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over lege schalen of lange rijen.
Veiligheid en logistiek: Een strak plan voor je open dag
Honderden mensen in je magazijn of kantoor: dat brengt risico’s met zich mee. Veiligheid staat voorop. Zijn de vluchtroutes vrij? Zijn gevaarlijke machines afgeschermd? Heb je voldoende BHV’ers rondlopen? Bij een productiebedrijf moet je misschien veiligheidsbrillen of hesjes uitdelen. Denk ook aan de parkeergelegenheid. Als je buren klagen over foutparkeerders, begint de dag al met een valse start. Misschien moet je pendelbussjes inzetten vanaf een extern terrein. En hoe zit het met de garderobe en de toiletten? Zijn die berekend op grote aantallen? Een goede logistieke voorbereiding is onzichtbaar als het goed gaat, maar desastreus als het fout gaat. Uniq Event neemt de veiligheidscoördinatie graag van je over.
Kinderen en familie: De beslissers van de toekomst
Vergis je niet in de invloed van het thuisfront. Vaak neemt een potentiële werknemer zijn partner of kinderen mee. Als zij enthousiast zijn (“Papa, wat een gaaf bedrijf!”), is de kans groter dat iemand solliciteert. Zorg dus dat er ook voor hen iets te doen is. Een springkussen is leuk, maar een speurtocht door het bedrijf is nog beter. Laat kinderen knutselen met jullie restmaterialen of organiseer een workshop. Voor partners is het fijn om te zien dat het bedrijf goed voor het personeel zorgt.
Een open dag is vaak een familie-uitje. Als je zorgt dat het hele gezin zich welkom voelt, creëer je een enorme goodwill. Wij zorgen voor professioneel entertainment, zodat ouders rustig rond kunnen kijken.
De promotie voor je open dag
Je kunt de mooiste open dag organiseren, maar als niemand het weet, heb je een lege hal. Begin op tijd met de promotie. Gebruik social media (LinkedIn, Instagram, Facebook) en target specifiek op de regio en interesses. Nodig scholen en universiteiten uit in de buurt. Plaats borden langs de weg en adverteer in lokale kranten. Maar vergeet ook je eigen netwerk niet: vraag medewerkers om de uitnodiging te delen. Een persoonlijke uitnodiging werkt altijd het best. Maak een simpele landingspagina waar mensen zich kunnen aanmelden (handig voor de catering-inkoop!). Uniq Event helpt je met een communicatieplan en het ontwerpen van uitnodigende beelden die de nieuwsgierigheid prikkelen.
De Goodiebag en follow-up na de open dag
Geef bezoekers iets mee naar huis. En nee, dan bedoelen we geen goedkope pen die het niet doet. Zorg voor een goodiebag die waarde heeft en die blijft hangen. Een bruikbaar item met je logo, zoals een goede dopper, een powerbank of een mooi notitieboek. Of geef een product van eigen makelij mee. Stop er ook een flyer in met de openstaande vacatures en een QR-code naar de werken-bij site. De echte winst zit in de opvolging. Stuur iedereen die zich heeft geregistreerd binnen 24 uur een bedankmailtje met een leuke aftermovie van de dag. Nodig de meest interessante kandidaten direct uit voor een gesprek. Een open dag is het begin van de relatie, niet het einde. Samen met Uniq Event zorg je voor een blijvende indruk.
